쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법(GTD, Getting Things Done)

Intro

• 프리랜서로 일을 하다보니 해야될 일의 종류가 많아졌고, 근심 걱정과 함께 스트레스가 많아져서 업무 정리가 필요하다는 생각을 많이 했습니다.
• 비단 프리랜서 뿐만이 아니라 개인이 처리할 수 있는 일의 종류가 다양해지면서 일에 쫓기면서 업무 효율이 떨어지는 경우가 많아졌는데요.
• David Allen은 Getting Thing Done(이하, GTD)를 통해서 해야 할 일을 잘 정리할 수 있다면, 다양한 업무를 하면서도 더 높은 집중력을 유지할 수 있다고 말하고 있습니다.
• 2022년이 시작된 지금 새로운 업무 플로우를 설정해서 진행해보는 것은 어떨까요.
• 블로그의 내용은 목차를 중심으로 내용 정리를 중심으로 작성하였습니다. 궁금증이 드는 부분은 책을 보시면 좋고, 이미 GTD를 적용하신 분은 리마인드를 위해 한번쯤 보시면 좋을거 같습니다.

서론

• 추천사
  • 실용성
  • 무제한 적용 가능성
  • 일체성과 신뢰성
• 개정판 서문
  • 바뀐 내용들
    • 디지털 기술의 대두
    • 주7일, 하루 24시간 돌아가는 세상
    • GTD 방법론의 세계화
    • 더 많은 독자들과 사용자들을 아우르는 접근 방식
    • GTD절차들을 완전히 실행하는 데 필요한 시간과 에너지, 이를 유지하기 위해 필요한 행동의 변화에 대한 인식 재고
    • GTD 방법론의 효율성을 입증한 인지과학의 연구결과들
  • GTD를 처음 접하는 사람이라면
  • GTD를 이미 경험한 사람이라면
• 들어가며
  • 방법은 백만가지가 넘을 수 있지만, 원칙은 얼마 되지 않는다. 원칙을 파악한 사람은 자신에게 맞는 방법을 성공적으로 선택할 수 있다. 원칙을 모른채 방법들을 시도하면 문제가 생기기 마련이다.
  • 불안은 통제력, 정리, 준비, 행동이 부족하여 생긴다.
  • 건전한 의심은 제시된 내용의 가치를 이해하는 가장 좋은 방법이다. 이의를 제기하고 할 수 있다면 오류를 증명하라. 그러면 그 내용에 개입하게 되는데, 이것이 이해의 핵심이다.

Ⅰ. 일을 깔끔하게 처리하는 기술

• 1장 새로운 현실에 맞는 새로운 실천방법
  1. 문제점. 새로운 요구들, 불충분한 자원
     • 일에 더 이상 뚜렷한 경계가 없어지다
       1. 조직의 재편성
       2. 프리랜서화
       3. 조바심 증후군
     • 계속해서 변화하는 직무들(그리고 생활)
     • 구식 모델과 습관으로는 충분하지 않다
     • 구식 모델 : 일정표, 해야 할 일, 우선 순위 목록
     • 큰 그림 vs 핵심 사안
       • 혼란이 문제가 아니다.
       • 일관성을 찾는데 얼마나 오래 걸리는지가 진짜 게임이다.
  2. 전망. 무술인들의 '준비 완료' 상태
     • '물과 같은 마음' 이라는 비유
     • 힘을 내는 능력은 긴장을 푸는 능력과 정비례한다.
     • 당신은 필요할 때, '생산적 상태'에 돌입할 수 있는가?
     • 텅 빈 마음의 소유자는 항상 뭐든 받아들일 준비가 되어 있다.
       그것은 모든 것을 향해 열린 마음이다.
  3. 원칙. 하겠다고 마음먹은 일들을 효과적으로 다루어라
     • 할 일을 관리하기 위한 기본 요건
       • 실천 과제
         • 수집 도구(Collection tool)
         • GOD동 정의
         • 시스템 리뷰
         • 무엇이든 제자리에 있지 않은 것, 제 방식대로 있지 않은 것은 열린 고리이다. 열린 고리를 적절하게 관리하지 않으면 신경이 쓰일 것이다.
     • 이 모델을 테스트하기 위한 중요 연습
     • 활동가처럼 생각하고 사색가처럼 행동하라.
     • 지식근로자가 실제 하는 일
     • 모든 행동의 시작은 생각이다.
     • 왜 일들이 머릿속에 있는가?
       • 원하는 결과를 정확하게 정하지 않았기 때문이다.
       • 바로 다음에 실제로 해야 하는 행동을 정하지 않았기 때문이다.
       • 신뢰할 만한 시스템에 그 성과와 필요한 행동을 넣어두고 상기하지 않았기 때문이다.
     • 머리는 스스로 판단하지 않는다.
     • 일거리(stuff)의 변형
       • 일거리(stuff)란?
         • 당신의 심리적 혹은 물리적 세계에 들어와 제자리를 찾지 못했거나, 아직 정확한 의미와 원하는 결과, 다음 행동단계가 정해지지 않은 모든 일을 의미한다.
         • 우리는 끌어모으고 축적한 모든 일거리들을 의미 있는 행동, 프로젝트, 유용한 정보의 명확한 목록으로 변형시켜야 한다.*
  4. 과정 행동 관리
     • 서설
       • 모든 일거리들을 관리하는 열쇠는 행동을 관리하는 것
     • 행동 관리가 가장 중요한 과제이다
     • 진짜 문제는 어떤 시점에 무슨 일을 할지 적절한 선택을 내리는 것.
       • 일을 해내기 위한 두가지 기본 요소
         1. 일을 완료한다(결과)는 것이 무엇인지 정의하는 것
         2. 일을 수행한다(행동)는 것이 무엇인지 정의하는 것
     • 상향식 접근 방식(Bottum-up)의 가치
     • 비전만으로는 충분하지 않다. 비전은 모험과 결합되어야 한다. 계단을 올려다보는 것만으로는 충분하지 않다. 그 계단을 올라가야 한다.
     • 수평적 행동 관리와 수직적 행동 관리
       • 수평적 관리
       • 관여하는 모든 행동들에 대해 일관성을 유지하는 것
       • 수직적 관리아이디어, 세부사항, 우선순위 및 사건의 결과
       • 개별적인 주제와 프로젝트들을 생각하고 발달시키고 조정하는 일(≒프로젝트 기획)
     • 주요 변화: 모든 일을 머리 밖으로 꺼내기
       • 주어진 옵션들에 관해 재고하는 대신 옵션들을 바탕으로 직관적인 선택을 내리려 노력한다.
       • 사람의 의식 뇌는 저장 장소가 아니라 초점을 맞추는 도구
     • 머릿속에 얼마나 많은 일이 들어와 있는지와 실제로 행해지고 있는 일이 얼마나 많은지는 보통 반비례한다.
• 2장 자신의 삶을 통제하기 업무흐름을 지배하는 5 단계
  • 업무 흐름 관리의 5단계
    1. 자신의 주의를 끄는 일을 수집한다.
    2. 항목의 의미 그리고 그와 관련해해야 할 일을 명확히 정한다.
    3. 그 결과를 정리한다. 그 결과로써 우리가 검토할 수 있는 옵션들을 제시해야 한다.
    4. 이 옵션들을 검토한 뒤 선택한다.
    5. 선택한 옵션을 실행한다.
    6. *"어떤 일을 머릿속에서 꺼내려면 언제, 무엇을, 어떤 형태로 보아야 할까?" 라고 자문해보라. 단지 시스템을 가지는 게 목적이 아니다. 활용할 시스템을 만들어야 한다.*
  1. 수집
     • '미완의 일'들 100% 수집하기
       • 일종의 해결을 요구하는 모든 문제들
       • 할 일, 할 필요가 있는 일, 해야 하는 일 및 앞으로 할 일 등을 수집
     • 수집 도구
       1. 수집 박스
       2. 필기 용지
       3. 디지털/오디오 필기 장치
       4. 이메일과 문자 메시지
       5. 기술 통합
     • 수집 단계의 성공을 위한 요건들
       1. 일들을 전부 머리 밖으로 꺼내라
          • 수집 도구들은 생활의 일부가 되어야 한다.
          • 머리 속에 모든 걸 집어넣든가, 다 꺼내든가 해라.
            두 방법이 뒤섞여 있으면 어느 쪽도 믿지 못할 것이다.
       2. 수집공간의 개수는 최소화 한다.
       3. 잠재적으로 의미 있는 모든 인풋을 당신이 쉽게 접근하여 평가할 수 있는 최소한의 채널들로 보내라.
       • 수집 도구들을 정기적으로 비워라.
         • 수집한 일거리들을 비구고 처리하지 않으면 수집 도구들은 무정형 자료들의 보관 장소 혹은 쓰레기통의 기능밖에 하지 못한다.
         • 내용을 비운다는 의미는 일을 끝낸다는 것이 아니라 그 일이 무엇이고, 무엇을 해야 하는지 구체적으로 결정해서 시스템에 정리하라는 것이다.
         • 어떤 일의 흐름이 막히면 그 실행에 덜 집중하게 되고 답답하고 창의력을 발휘하지 못한다.
  2. 명료화
     • 이 일거리는 무엇인가?
     • 실행할 행동이 있는가?
       • 실행할 행동이 없는 경우(N)
         1. 휴지통(삭제)
         2. 인큐베이팅(언젠가/아마도 목록, 일정표)
         3. 당장은 할 행동이 없지만, 나중에 할 수도 있는 일들
         4. 참고 자료
       • 실행할 행동이 있는 경우(Y)
         1. 프로젝트에 관한 항목일 경우
         2. 완료될 때까지 상기하기 위해 프로젝트 목록에 올림.
         3. 다음 행동은 무엇인가?
            • 다음 행동(Next Action)이란?
              • 현재 상태에서 완결시키기 위해 실행해야 하는 실질적 행동
         4. 그 행동을 실행한다, 위임한다, 연기한다.
            • 실행한다.
              • 2분 이내에 끝낼 수 있는 경우
            • 위임한다.
              • 2분을 초과하고, 자신이 적임자가 아닌 경우
            • 연기한다.
              • 2분을 초과하고, 자신이 적임자인 경우
  3. 정리
     • 모든 범주들은 어딘가에 담겨야 한다.
     1. 프로젝트(Project)
        • 프로젝트(Project)란?
          • 하나 이상의 행동단계가 필요하고, 1년 내에 완수할 수 있는 어떤 원하는 결과
          • 예 온도 센서를 완성한다. 책을 완독한다.
        • 프로젝트 지원자료
          • 지원 자료 vs 참고 파일 차이점
            • 진행 중인 프로젝트들의 경우 지원 자료를 꾸준히 검토해야 함.
            • 지원 자료의 경우 프로젝트를 실행할 때만 사용할 수 있도록 별도로 보관
     2. 다음 행동이 있는 경우
        • 특정한 시간 또는 날짜에 해야 하는 것(일정표) 또는 가능한 한 빨리 처리해야 하는 것
        • 일정표
          1. 특정 시간에 해야 하는 행동(예 약속 등)
          2. 특정 날짜에 해야 하는 행동(예 시간은 무관)
          3. 특정 날짜와 관련된 정보(예 특정 날짜에 알면 유용할 수 있는 정보 등)
          4. 일정표에 '오늘 할일' 목록은 기록하지 않는다.
             • 인풋과 우선 순위가 계속 변화함
             • 꼭 오늘이 아니어도 되는 일을 넣어두면 집중력이 떨어진다.
        • 다음 행동 목록(Next Action List)
        • 특정 시간, 특정 행위 및 특정 물건과 관련된 행동이면, 다음 행동 라벨이나 태그 붙인다.
     3. 다음 행동이 없는 경우
        1. 휴지통
           • 앞으로도 행동하지도 않고, 참고하지도 않을 항목
        2. 인큐베이팅
           • 지금 당장은 행동이 필요하지 않지만, 보관하고 싶은 것들
           • 언젠가/아마도 목록(불확정 기한, 조건부)
             • 당장 진행시키기는 불가능하지만 완전히 잊고 싶지 않은 프로젝트들의 ‘주차장’
             • 예 스페인어를 배운다, 스쿠버 자격증을 딴다, 또는 내 홈페이지를 만든다.
             • 정기적으로 검토해야 효과가 좋음
           • 티클러 시스템(확정 기한)
             • 지정된 시기까지 상기하고 싶지 않거나 상기할 필요가 없는 일들
        3. 참고 자료
           • 행동은 필요없지만, 정보로서 고유한 가치를 지니는 것들
           • 보관 시스템
             • 범주의 유무에 따라 달라짐
               1. 주제별, 분야별 보관(예 CRM)
               2. 일반 참조 파일(예 사용 매뉴얼)
  4. 검토
     • 언제, 무엇을 검토할까
       • 일정표, 다음 행동 목록, 프로젝트 목록, 대기 중 목록, 언젠가/아마도 목록
     • 핵심 성공요인 주간 검토
       • 프로젝트 목록, 진행 중인 프로젝트 계획, 다음 행동 목록, 대기 중 목록, 언젠가/아마도 목록 등이 이 시간에 검토한다.
       • 주간검토에서 하는 일
         • 일거리들을 모아 판단한다.
         • 시스템을 검토한다.
         • 목록을 갱신한다.
         • 깔끔하게, 명확하게, 최신 정보로 완전하게 만든다.
       • 휴가가기 전에 일을 끝내는 것과 같은 행동을 주간 검토를 통해 수행하는 것이다.
  5. 실행
     • 다음 행동으로 무엇을 선택할지는 직관을 믿을 것
     • 행동 선택을 위한 3가지 모델
       1. 주어진 순간의 행동 선택을 위한 4가지 기준
          • 상황
            • 현재 장소, 사용할 수 있는 생산성 도구 등
          • 이용할 수 있는 시간
          • 쓸 수 있는 에너지
          • 우선 순위
            • 상황, 시간, 에너지를 고려 했을 때, 가장 큰 보상을 가져오는 것은?
       2. 일과를 확인하기 위한 3중 모델
          • 미리 정해진 일 하기
          • 예상하지 못했지만, 즉석에서 생긴 일 하기
          • 일 정의하기
       3. 일을 검토하기 위한 6단계 모델 큰 그림을 보는 단계
          • 자신의 일을 정의하는 관점
            1. 기초: 현재의 행동
               • 당신이 해야 하는 모든 행동들을 모아놓은 목록
               • 예 전화하기, 회신하기
            2. 지평선 1: 현재의 프로젝트
               • 단기적으로 해야 하는 프로젝트
               • 예 컴퓨터 설치, 치과 방문
            3. 지평선 2: 포커스 영역 및 책임
               • 프로젝트 내에서 결과를 얻고, 수준을 유지하고 싶은 삶과 업무의 핵심 영역
               • 예 회사 업무 - 전략기획, 자산 관리...
               • 예 개인 생활 - 건강, 가족, 재정, 취미...
            4. 지평선 3: 목표
               • 향후 1~2년동안 생활 및 직장에서 경험하고 싶은 것들
            5. 지평선 4: 비전
               • 향후 3년~5년을 내다보고, 조직의 전략, 환경 동향, 직업 및 생활 방식 등
            6. 지평선 5: 목적과 원칙
               • 어떤 일의 주요한 목적(왜?)을 고려하여 정의
               • 매일 매시마다 생각할 시간을 가질 필요는 없다. 미리 생각을 해두어야 한다.*
  6. 당신은 일들을 머리 밖으로 꺼내는데 머리를 써야 한다.

• 3장 프로젝트를 창의적으로 진행하기 프로젝트 계획 수립의 5단계
  • 통제력을 얻는데 필요한 핵심 요소
    1. 다음 행동
    2. 실행 환기
  1. 수직적 초점 높이기
  2. 프로젝트와 상황을 충분히 명확하게 정의하고 통제하여 머릿속에서 떨치고 잠재적으로 유용한 아이디어들을 잃지 않는 것이 목표다.
  3. 자연스러운 계획 수립 모델
     • 자연스러운 계획 수립 모델 단계
       1. 목적과 원칙 정의하기
       2. 결과 그려보기(비전)
       3. 브레인 스토밍(어떻게 할까?)
       4. 정리하기(할일의 순서를 정하기)
       5. 다음 행동 정하기
     • 예 외식 계획 세우기
     • 자연스러운 계획 수립이 꼭 일반화되지는 않는다.
  4. 부자연스러운 계획 수립 모델(일반적으로 사용되는 모델)
     • '좋은' 아이디어가 나쁜 아이디어가 될 때
     • 어떤 아이디어도 떠올리지 않고 좋은 아이디어가 생각나길 기다리고 있다면 큰 성과가 없을 것이다.
  5. 반응적 계획 수립 모델 ♨ 현실에서 어떻게 돌아가는지에 대한 예시적절한 방식으로 하지 않는다면, 아예 하지 말아라.
  6. 자신이 구덩이에 빠졌다는걸 알게 되면 구덩이를 그만 파야 한다.
  7. 자연스러운 계획 수립 모델의 기법들: 5단계
     1. 목적(왜?, why?)
        • 명확한 목적은 구체적인 결과를 예상할 수 있어야 한다.
        • 왜에 관한 가치
          1. 성공을 정의해준다.
          2. 의사결정의 기준이 된다.
          3. 자원들을 연결시킨다.
          4. 동기부여를 한다.
          5. 초점을 명확히 해준다.
          6. 옵션들이 늘어난다..
     2. 원칙(왜?, why?)
        • 지원들이 ~하기만 하면 그들에게 전권을 줄 텐데. 에서 ~가 원칙이 된다.
        • 원칙이 있어야 긍정적인 행위가 무엇인지 명확하게 해주고, 기준점을 제공할 수 있다.
        • 목적이 본질과 방향을 제시한다면, 원칙은 행동의 한계와 훌륭한 실행의 기준이다.
     3. 단순하고 명확한 목표와 원칙은 복잡하고 지적인 행동을 불러일으킨다. 복잡한 규칙과 규제는 단순하고, 멍청한 행동을 불러일으킨다.
     4. 비전/결과물(무엇?, what?)
        • 목적과 원칙은 추진력 제공 및 감시를 하지만, 비전은 최종 결과의 청사진을 제시한다.
        • 비전은 왜(why?)가 아니라 무엇(what?)을 다룬다.
        • 프로젝트 또는 상황이 성공적으로 끝난다면 어떤 모습이 펼쳐질까?
        • 초점 맞추기의 힘 망상 활성계
        • 결과 명확히 정의하기
        • 나는 항상 대단한 사람이 되고 싶었다. 조금 더 구체적으로 소망했어야 했는데...
     5. 브레인스토밍(어떻게?, how?)좋은 아이디어를 얻는 가장 좋은 방법은 많은 아이디어를 떠올리는 것이다.
        1. 아이디어 수집하기
           • 마인드맵 , 클러스터링, 유형화하기, 연결하기, 피시본(Fish-boning)
        2. 분산 인지(Distributed cognition)
           • 분산인지는 머릿속에서 꺼내 객관적이고, 검토 가능한 형태 안에 넣는것으로
             처리 능력이 더 확장된 머리를 만드는 것이다.자신의 아이디어들을 가뿐하게 처리하는 사람만이 아이디어들을 지배할 수 있고, 아이디어들을 지배하는 사람만이 아이디어들의 노예가 되지 않는다.
           • 아이디어를 딱 하나만 가지고 있을 때보다 더 위험한 것은 없다.
           • 인지적 인공물(Cognitive artifacts)
             • 집중을 위한 도구, 아이디어를 고정시키는 장치
        3. 브레인 스토밍의 열쇠(기본 원칙)
           • 판단하거나 이의를 제기하거나 평가하거나 비판하지 말아라.
           • 질이 아니라 양을 노려라
           • 분석과 정리는 전면에 내놓지 말아라.
     6. 당신은 여기에서 저기로 가는 방법을 알아내고 싶지만, 처음에는 다소 무작위로 떠오른다.
     7. 정리
        • 정리의 기본 원칙(정리의 핵심 단계)
          1. 의미 있는 부분들을 확인한다.
          2. 한 가지 이상의 기준을 가지고 분류한다.
             • 구성 요소
             • 순서
             • 우선 순위
          3. 필요한 수준까지 세분화 한다.
     8. 다음 행동들(Next Actions)
        • 실제로 프로젝트를 진행시키기 위해 자원들의 할당 및 재할당에 대한 결정을 내리는 것
        • 기본 원칙
          1. 진행 중인 부분 활성화하기
          2. 실제로 진행될 수 있는 다음 행동들 정의
          3. 계획이 더 필요할 때
          4. 활성화된 진행 부분을 진행한 후다음의 행동들을 하여 프로젝트에 대한 통제력을 발휘할 수 있다.
          5. 다음 행동을 다른 사람이 해야 할 때
     9. 실제로 어느 정도의 계획 수립이 필요할까?
        • 명확성이 더 필요한가?
          • 자연스러운 계획 수립 과정의 상위 단계로 돌아가면 된다.
        • 더 많은 행동이 필요한가?
        • 생산성을 높이고 스트레스를 줄이기 위해 새로운 기술이 필요하지는 않다. 알고 있는 기술을 적용할 개선된 체계적인 행동들만 있으면 된다.
     10. 프로젝트가 아직 머릿속에 있다면 생각이 더 필요한 것

Ⅱ. 최소의 스트레스로 생산성 실현하기

• 4장 시작하기 시간, 공간, 도구 마련하기
  1. 전면적이든, 임시적이든 이 기법을 실행하는 데는 '요령'이 중요하다
  2. 시간 확보하기
  3. 공간 마련하기
     • 직장에 출근하는 사람이라도 집에 작업공간이 필요하다
       1. 이동 중의 작업 공간.
       2. 작업공간을 공유하지 말아라.
       3. 시스템을 계속 처음부터 설정하는게 아니라 자신의 원래 시스템을 사용해야 한다.
  4. 필요한 도구들 갖추기
     1. 기본적인 처리 도구들
        • 수집함(적어도 3개)
        • 편지지 크기의 무지 종이
        • 펜, 연필
        • 포스트잇
        • 클립
        • 스테이플러와 심
        • 스카치 테이프
        • 고무줄
        • 자동 라벨 인쇄기
        • 순간순간 수집, 사고, 처리, 정리 작업을 하는 건 어려운 일이다.
          따라서, 이 작업을 돕는 도구들을 항상 갖춰둬야 한다.
        • 파일 폴더
          • 일반참조 파일링 시스템은 단순한 도서관처럼 되어 있어야 한다.
        • 일정표
          • 행동 목록이 아닌 특정 날짜 또는 특정 시간에 반드시 해야 하는 엄연한 현실을 확인하는데 사용해야 한다.
        • 휴지통, 재활용통
        • 목록 및 참고자료 관리도구가 필요할까?
          • 머리는 일을 담아두는 곳이 아니기 때문에 일을 발생시키는 요인(트리거, trigger)을 관리하고 머리 속이 아닌 외부의 시스템에서 판단하게 하는 무언가가 필요하다.
          • 일거리를 처리하는 방법을 무엇을 정리해야 하는지가 일단 파악되면 목록을 만들고 관리만 하면 된다.
     2. 파일링 시스템의 중요 요소
        • 파일링의 성공 요소
          1. 일반 참조 파일들은 쉽게 손닿는 곳에 두기
          2. 알파벳순 시스템
          3. 새 폴더를 쉽게 만들 수 있도록 해라
          4. 자료 보관을 쉽게 하려면 충분한 공간을 확보해라
          5. 자동 라벨 인쇄기를 사용하여 파일 폴더에 라벨을 붙여두어라.
          6. 적어도 1년에 한 번은 파일들을 정리한다. → 정리의 날
        • 그 자체로 하나의 성공 요소인 파일링
  5. 마지막으로 준비해야 하는 것
  6. 성격이나 의미가 다른 항목들이 같은 곳에 파일링되어 있으면, 그 내용의 성격에 대해 생각하느라 애써야 하기 때문에 당신의 뇌는 그 산더미 같은 일에 무감각해질 것이다.
• 5장 수집하기 ‘일거리’들을 한 곳에 모으기
  1. 준비
  2. 출발!
     1. 물리적 수집
     2. 원래의 자리에 그대로 두어야 하는 것(수집함에 들어가지 않는 것)
        • 정기적으로 사용하는 비품
          • 계속 가지고 있어야 하는 모든 것
        • 참고자료
          • 필요할 때 정보를 알기 위해 보관해두는 것
        • 장식품
        • 장비
        1. 수집 작업에서 나타나는 문제들
           • 수집 작업에서 나타나는 문제 목록
             • 넣을 것들이 너무 많아 수집함 하나로 부족하다.
             • 수집이라는 원래 목적에서 벗어나버리고 정리하는 작업에 몰두하게 된다.
             • 수집된 것이나 부분 정리된 것들이 있을 수 있다.
             • 바로 눈앞에 놔두고 싶은 중요한 품목들이 있다.
           • 항목이 너무 커서 수집함에 넣을 수 없다면?
             • 날짜를 기입한 메모
           • 수집품이 너무 많아 수집함에 다 들어가지 않는다면?
           • 곧바로 버리기
           • 버리고 치우기 바이러스를 조심하라
           • 이미 목록과 관리도구에 들어 있는 일들은 어떻게 할까?
           • 이 일은 잊어버리면 안되는데!
        2. 책상부터 시작하라.
           • 수집해야 할 전형적인 항목
             • 편지, 메모, 보고서, 읽을거리 더미
             • 포스트잇 쪽지
             • 수집한 명함
             • 영수증
             • 회의록
        3. 책상 서랍들
        4. 작업대 위
        5. 캐비닛 안
        6. 수집품과 향수 어린 물품들이 아직도 당신에게 의미가 있는지 검토
        7. 바닥, 벽, 선반
        8. 장비, 가구, 설비
        9. 그 외의 장소들
        10. 수집 단계란, 좋아하는 물건을 버리는 과정이 아니다.
     3. 정신적 수집: 머리 비우기
        • 트리거 목록
          • 미완의 일을 발생시키는 요인들
            • 직업적
              • 재무, 기획, 정리, 마케팅, 판촉, 행정, 영업, 시스템, 사무실, 회의
            • 개인적
              • 행정, 재무, 법률, 건강, 개일 개발, 이동, 옷, 심부름, 단체, 대기 중
  3. 수집함
     • 수집 작업은 어떤 식으로든 아직 당신의 주의를 끄는 모든 것들이 끝이 보이면 완료된다. 하지만 수집함의 내용물이 계속 그 안에 머물러서는 안된다.
• 관심이 가는 모든 일을 수집할 때까지 당신은 자신의 세계 전체를 다루고 있다는 완전한 믿음이 들지 않을 것이다.
• 6장 명료화하기 수집함 비우기
  1. 처리 가이드 라인
     • 모델을 배우는 규칙
       • 맨 위에 있는 항목부터 처리한다
       • 한 번에 한 항목씩 처리한다.
       • 수집함에서 꺼낸 건 무엇이든 다시 집어넣지 않는다.
     1. 맨 위에 있는 항목부터 처리한다.
        • 처리의 의미
          • 그 일이 무엇이고 어떤 행동이 요구되는지 판단한 뒤 그에 따라 처리한다는 것.
        • 급한 일이 있는지 훑어보는 것이 명료화 작업은 아니다.
        • 나중에 들어온 일거리와 먼저 들어온 일거리 중 어떤 걸 먼저 처리할까?
     2. 한 번에 한 항목씩 처리한다
        • 다중 처리에도 예외는 있다.
     3. 쌓인 일거리에 대해 저절로 자연스럽게 생각이 떠오르는 건 아니다.운동을 하거나 집을 청소하기 시작할 떄처럼 의식적으로 노력을 기울여 생각을 실행해야 한다.
     4. 수집함에서 꺼낸 건 무엇이든 다시 집어넣지 않는다.
        • 결정 피로감(Decision Fatitgue)
          • 크든 작든 결정을 내릴 때마다 지력의 제한된 양이 줄어든다는 것이다.
  2. 일을 처리할 때 던져야 하는 질문 "다음 행동은 무엇인가?"
     • 해야 할 행동이 없다면?
       1. 쓰레기
          • 의심이 가면 버려라.
          • 의심이 가면 놔둬라.
          • 정보가 너무 많으면 거의 없을 때와 같은 결과를 낳는다.
            필요한 정보를 필요할 때에 필요한 방식으로 얻지 못하게 된다.
       2. 인큐베이팅
          • 언젠가/아마도 목록에 올린다.
          • 일정표에 기입하거나 티클러 파일 실행 환기에 넣어둔다.
          • 항목들을 머리 속에서 꺼내지만, 향후에 나타날 실행환기를 믿고 안심할 수 있다.
       3. 참고자료
     • 행동이 필요하다면... 그 행동이 뭘까?
       • 행동 단계는 반드시 다음에 해야 하는 물리적 실행이 있어야 한다.
     • 다음 행동단계를 결정하면
       1. 행동을 실행한다
          • 2분 규칙
       2. 행동을 위임한다(당신이 그 행동의 적임자가 아닌 경우)
          • 위임한 항목 확인하기 - 대기 중 항목(Wait for list)
          • 다른 사람이 일을 처리하길 기다려야 하는 상황이라면?
       3. 행동을 연기한다.
          • 필요할 때 접근할 수 있도록 어딘가에 기록한 뒤 적절한 범주로 분류해야 한다.
     • 인큐베이팅된 일거리들
  3. 프로젝트들 확인하기
• 7장 정리하기 적절한 시스템 구축하기
  1. 기본적인 범주들
     • 확인 및 관리가 필요한 7 유형
       1. 프로젝트 목록
       2. 프로젝트 지원 자료
       3. 일정표에 기입하는 행동과 정보
       4. 다음 행동 목록
       5. 대기 중 목록
       6. 참고 자료
       7. 언젠가/아마도 목록
     • 명확한 구별의 필요성
       • 범주들 간의 경계가 모호해지면, 정리의 가치가 떨어지게 된다.
       • 시각적, 물리적, 심리적으로 따로 범주를 설정해야 명확성이 높아진다.
     • 정말 필요한 것은 목록과 폴더뿐이다
       • 목록(비슷한 특징을 지닌 항목들끼리 묶어놓은 것들)의 형태
         1. 같이 묶을 수 있는 항목들에 대해 개별적으로 마련된 파일 폴더
         2. 종이에 제목과 함께 쓴 목록
         3. SW에 등록된 항목
  2. 실행 환기들 정리하기
     • 일정표에 기입해야 하는 행동들
       1. 특정 날짜 또는 특정 시간에 해야 하는 행동
       2. 바로 처리해야 하는 행동
     • 되도록 빨리 해야 하는 행동들을 상황에 따라 정리하기
       • 가능한 빨리 해야 하는 행동을 인식하는 방법은 행동이 필요한 특정한 상황
       1. 가장 흔한 유형의 실행 환기들(=특정한 상황)
          • 전화
          • 컴퓨터 (+온라인)
          • 심부름(예 다이소)
          • 사무실(잡무)
          • 집
          • 어디서나
          • 안건(사람들, 회의)
          • 읽기/검토
     • '대기 중' 범주 정리하기
     • 원래의 실행할 것들을 자체적인 실행 환기로 사용하기
       1. 종이 중심의 업무 흐름 관리하기
       2. 정리를 하는 주된 이유는 인지 부하를 줄이기 위한 것이다.
       3. 이메일 중심의 업무 흐름 관리하기
          • 수신함 비우기
       4. 실행 환기들을 분산시킬 때의 주의점
  3. 프로젝트 실행 환기들 정리하기
     • 프로젝트 목록
       • 프로젝트에 대한 계획 또는 세부 사항이 아님
       • 우선 순위, 긴급성에 따른 배열도 아님
       • 열린 고리들의 포괄적인 색인
       • 프로젝트 목록의 가치
         • 전체를 검토할 수 있어서 모든 프로젝트에 대한 행동 단계들을 정의하고 빠뜨린게 없는지 처리하고 확인하는데 있다.
       1. 완전한 프로젝트 목록의 가치
          • 통제와 집중에 영향을 미친다
          • 미묘한 긴장을 완화해준다
          • 주간 검토의 핵심이다
          • 관계 관리를 용이하게 해준다
       2. 아직 발견되지 않은 프로젝트를 어디에서 찾을까?
          • 현재 활동들
          • 더 상위 지평선 3 ~ 5에서의 관심사와 할 일
          • 현재의 문제들, 사안들, 기회들
            1. 문제들
            2. 절차 개선
            3. 창의력과 역량을 키울 수 있는 기회
       3. 하나의 목록 혹은 세분화된 목록
       4. 프로젝트들을 분류하는 일반적인 방법
          • 개인적/직업적
          • 위임한 프로젝트들
          • 특정 유형의 프로젝트들
       5. 하위 프로젝트들은 어떠한가?
     • 프로젝트 지원자료들
       • 실행 환기 목적으로 지원자료들을 사용하지 말라
         • 실행 환기는 행동 목록의 역할
       1. 프로젝트에 대한 일회적인 생각들 정리하기
          • 첨부한 메모
          • 이메일과 소프트웨어 애플리케이션
          • 종이 기반의 파일
          • 노트의 페이지
  4. 행동이 필요 없는 데이터 정리하기
     1. 참고자료
        • 행동은 필요 없지만, 다양한 이유로 보관하고 싶은 정보들
        • 다양한 참고자료 시스템
          1. 일반 참조 파일링 - 종이, 이메일, 간단한 디지털 저장장
          2. 대규모 범주의 파일링
             • 일반 참조 파일
             • 전문 참조 파일
          3. 연락처 관리자
          4. 자료실과 아카이브
          5. 순전한 참고용 자료의 경우에는 오로지 이를 보관하기 위해 시간과 공간을 쓸 가치가 있는지를 검토하라.
     2. 언젠가/아마도 범주
        1. 언젠가/아마도 목록
           • 창의적 상상의 목록 만들기
           • 예 하고 싶은 공부
           • 현재 프로젝트 재평가하기
           • 어떤 프로젝트가 오랜 시간 관심을 끌지 못할거 같으면 언젠가/아마도 목록으로 이관
        2. 특별한 언젠가/아마도 범주들
        3. 예 음식, 볼 영화
        4. '보류후 검토' 파일 보관함의 위험
           • 보관은 하되 검토를 하지 않으므로 내용에 무감각해지고, 거부감을 느끼게 된다.
        5. 향후의 선택에 일정표 이용하기
           • 프로젝트를 활성화하기 위한 장치들
             • 지금은 생각해볼 필요가 없어도 향후 어느 시점에 관심을 기울일 만한 가치가 있는 프로젝트에 대한 실행 환기
           • 참여하고 싶은 행사들
           • 의사결정의 촉매
             • 중요한 결정이지만, 당장하기 힘든 결정의 경우
               • 예시
                 • 채용 / 해고
                 • 합병 / 인수 / 매각 / 처분
                 • 직장 / 경력
                 • 잠재적 전략 수정
        6. 티클러 파일
           • 나에게 보내는 우체국
           • 특정 시점까지 결정하지 않겠다는 결정은 돕ㄴ느다.
           • 티클러 파일 시스템이란?
             • 향후 특정한 날짜에 보고 싶은 무언가가 나타나도록 실행 환기들을 분류해놓은 파일 폴더 시스템
           • 티클러 파일 만들기
             • 일별: 1~31일
             • 월별: 1월~12월
  5. 창의적이고 건설적인 실행 환기
     • 체크리스트 작성과 관리
       • 프로젝트, 업무 절차 및 과정, 행사, 중요한 책임등의 잠재적 구성요소들의 관리
     1. 당신이 신경 쓰고 싶은 일들
     2. 첫째, 내재된 프로젝트와 행동 및 처리 확인하기
     3. 주요한 일의 영역과 책임 영역의 청사진 그리기
        • 새로운 상황일수록 더 많은 통제력이 필요하다
     4. 모든 단계의 체크리스트
     5. 필요할 때 접근하고, 이용할 수 있는 체크리스트를 즉시 만들 수 있는 능력과 의지는 훌륭한 자기 관리의 핵심요소이다.
• 8장 검토하기 항상 기능적이고 최신 정보가 담긴 시스템 유지하기
  • 검토하기의 두 가지 문제
    1. 시스템에서 무엇을 언제 볼 것인가?
    2. 시스템 전체가 일관성있게 작용하려면 무슨 일을, 얼마나 자주 해야 하는가?
  1. 무엇을, 언제 볼 것인가?
     • 개인 관리 시스템과 행위들은 봐야 하는 모든 행동 대안들을 적시에 볼 수 있도록 구축해야 한다.
     • 충분한 양의 적절한 정보를 적시에 보고 있다면, 검토하는 데는 보통 하루에 아주 잠깐이면 된다.
     • 일정표 및 일별 티클러 파일을 보라
     • 그 다음에 행동목록을 처리 확인한다
       • 현재 상황에서 할 수 있는 모든 행동들의 목록
     • 상황에 맞는 적절한 검토
  2. 시스템 업데이트하기
     • 시스템 신뢰도를 보장하는 방법은 상위 관점에서 정기적으로 사고와 시스템을 갱신하는 것
     1. 주간검토의 힘
        • 주간 검토는 균형을 유지하기 위해 수집, 재평가, 재처리를 하는 시간이다.
        • 주간 검토란 무엇인가?
          • 머리를 다시 비우고, 향후 1~2주간의 방향성을 위한 사전 작업으로 업무 흐름 관리의 모든 단계를 다시 수행해야 한다.
          • 원활한 주간 검토를 위한 훈련 방향
            1. 비우기
            2. 최신 정보 유지하기
            3. 창의성 회득하기
          1. 비우기
             • 바쁜 주중에 매듭짓지 못한 것들을 모으는 단계
             • 아무렇게나 둔 서류와 자료들 모으기
             • 수집함 비우기
             • 머리 비우기
          2. 최신 정보 유지하기
             • 시스템에서 오래된 실행 환기들을 제거하여 최신 상태의 완전한 목록을 만드는 단계
             • 다음 행동 목록 점검하기
             • 지나간 일정표 검토하기
             • 앞으로의 일정표 살펴보기
             • 대기 중 목록 점검하기
             • 프로젝트(그리고 중요한 결과) 목록 점검하기
             • 관련된 체크리스트들 검토하기
          3. 창의성 획득하기
             • 언젠가/아마도 목록 검토하기
             • 창의적이 되고 용감해져라
        • 주간 검토에 적절한 시간과 장소
          • 일주일에 1번, 2시간 가량의 시간을 확보할 것
          • 일주일의 마지막 근무일 오후 2시간 정도
  3. '큰 그림' 검토하기세계 자체는 압도당하거나 혼란스러워하지 않는다.
     세계와 우리가 과계를 맺는 방식 떄문에 압도당하거나 혼란스러운 것이다.
  4. 일상을 통제할 수 있다는 확신이 들기 전에 목표를 세우려 하면 동기 부여 및 에너지가 강화되기 보다는 약해진다.
• 9장 실행하기 최선의 행동 선택하기
  1. 주어진 순간의 행동 선택을 위한 4가지 기준 모델
     1. 상황
        • 상황
          • 주어진 시점에서 가장 먼저 고려해야 할 것
            1. 무엇을 할 수 있는지
            2. 어디에 있는지
            3. 어떤 도구를 가지고 있는지
          • 상황을 창의적으로 분류하기
            • 예 단순노동, 5분 이하, 재무, 가족, 행정
        • 이용할 수 있는 시간
        • 쓸 수 있는 에너지
        • 우선 순위
     2. 이용할 수 있는 시간
     3. 쓸 수 있는 에너지
     4. 우선순위
  2. 일과를 처리 확인하기 위한 3중 모델
     • 3중 모델
       1. 미리 정해진 일을 한다.
       2. 예상하지 못했지만, 즉석에서 생긴 일을 한다.
       3. 일을 정의한다.
     • 순간순간의 균형 맞추기
       • 갑작스런 일들을 처리하는 능력은 경쟁력이며, 자신의 라이프 스타일에서 분별력과 지속성을 유지하는 열쇠이다.
       • 예상치 못한 일들이 나타났을 때, 그 일을 한다면 그건 가장 쉬운일이여서가 아니라 먼저 해야 하는 일이기 때문이다.
  3. 일을 검토하기 위한 6단계 모델
     • 상향식 접근방식
       1. 지평선 5 : 삶
       2. 지평선 4 : 장기적 비전
       3. 지평선 3 : 1~2년간의 목표
       4. 지평선 2 : 포커스의 영역과 책임
       5. 지평선 1 : 현재 프로젝트
       6. 기초 : 현재 행동들
     1. 상향식 접근 방식
        • 삶의 각 단계들을 생산적으로 연계하기 위해 하향식 접근 방법도 좋다.
        • 다만, 실용적인 관점에서 상향식 접근 방법이 안정적이다.맨 아래 단계를 통제할 수 없는데, 하향식으로 관리하려는 것은 가장 비효율적인 접근 방법일 수 있다.
        • 주의를 끄는 일을 처리하고 나면, 정말로 당신의 주의를 끄는 일을 발견하게 될 것이다.
        • 어떤 단계이든 우선순위들을 명확히 할 기회는 있다.
          어떤 지평선이 적절할지 주의를 기울여라.
        1. 기초
           • 가장 먼저 당신의 행동 목록이 완전하게 처리되었는디 확인해야 한다.
        2. 지평선 1
           • 프로젝트 목록을 마무리 한다.
        3. 지평선 2
           • 현재의 직무 책임과 적절한 수준으로 유지해야 하는 삶의 영역들
           • 집중 분야, 직업적, 개인적, 직업 외적, 육아, 프로그램 설계, 조사, SNS 등당신의 일이 무엇인지 완전히 알지 못하면 항상 압도당하는 느낌을 받을 것이다.
           • 당신이 어디를 향하고 있는지 혹은 자신에게 정말로 중요한게 무엇인지 확실히 알지 못할 경우, 충분한 때가 언제인지도 알지 못할 것이다.
           • 모든 단계에서 자신이 현재 가진 일들의 목록을 만들면 자연히 초점을 맞추고 일들을 연계시키기가 훨씬 편해지고 우선순위를 더 잘 알 수 있게 된다.
        4. 지평선 3~5
           • 미래, 방향성, 의도
           • 당신의 경력에서 변화해야 한다고 생각되는 방향
           • 세계화와 확장을 감안한 조직의 방향성
           • 선호하는 생활 방식과 변화하는 요구
     • 우선순위에 대한 생각을 머리에서 꺼내기
• 당신은 항상 사진의 직관을 믿어야 한다. 그런 믿음을 향상시키기 위해 할 수 있는 일들이 많다.
• 10장 프로젝트 통제하기
  1. 형식에 얽메이지 않는 계획 수립의 필요성
  2. 자신의 프로젝트와 상황을 좀 더 자주, 더 쉽게, 더 깊이 생각하도록 해주는 시스템을 구축하고, 요령을 익혀야 한다.
  3. 어떤 프로젝트에 대해서 계획을 세워야 하는가?
     • 계획 수립 활동을 할 만한 가치가 있는 프로젝트
       1. 다음 행동을 결정했는데도 관심을 끄는 프로젝트들
       2. 갑자기 나타난 유용할 수 있는 아이디어들과 도움이 될 만한 세부사항과 관련된 프로젝트
     1. 계획 수립에 관해 다음 행동들이 필요한 프로젝트
        • 전형적인 계획 수립 단계들
          1. 브레인스토밍
          2. 정리
          3. 회의 일정 잡기
          4. 조직의 생산성을 저해하는 가장 큰 요인들 중 하나는 어떤 일을 진전시키기 위해 회의가 필요하고, 그 회의에 누가 참석해야 하는지 판단하지 못하는 것이다.
          5. 정보 수집
     2. 프로젝트에 대한 무작위적인 생각
  4. 프로젝트에 대한 생각을 지원하는 도구와 구조
     1. 생각을 돕는 도구들
     2. 필기구
        • 종이와 메모지
        • 필기 용지가 얼마만큼 가까이 있는가? 조금 더 가까이 두어라.
        • 이젤과 화이트보드
        • 디지털 도구
     3. 때로는 기능이 형태를 따른다. 생각들을 수집할 장치를 마련하면 그 전에 생각하지 못했던 아이디어들이 떠오를 것이다.
     4. 지원 구조
        • 필요에 따라 파일 폴더를 만들거나 루스리프 식 노트에 새 페이지 끼워넣기
        • 좋지 않은 아이디어들을 보과하는 효과적인 시스템이 없다면, 좋은 아이디어를 보관할 시스템도 없을 것이다.
        • 종이 vs 디지털
        • 소프트웨어 도구들
  5. 이 모두를 내 세계에 어떻게 적용할까?
     • 핵심은 아이디어를 떠올리고 이용하는데 익숙해지는 것.

Ⅲ. GTD 핵심 원칙들의 힘

• 11장 수집 습관의 힘
  1. 개인적 이점
     • 부정적 감정의 원인
       • 체계적으로 일하겠다고 마음먹었는데 실패하면 죄책감과 좌절감이 든다.
       • 할일이 너무 많아서 불안감과 죄책감이 드는 것이 아니다. 자기 자신과의 합의를 깨뜨렸을 때 부정적인 감정이 들게 된다.
     • 자신과의 약속을 깨지 않으려면 어떻게 해야 할까?
       1. 약속을 하지 않는다
       2. 약속을 완수한다
          • 당신은 우수해질수록 더욱 우수해져야 한다.
       3. 자신이 해야 하는 일들의 객관적이고, 완전한 목록을 유지하고, 정기적으로 검토하면 부탁을 거절하고 성실성을 지키기가 훨씬 쉬워진다.
       4. 약속을 재협상한다
     • 전통적인 시간관리 기법의 급격한 변화
     • 얼마나 많이 수집해야 할까?
       • 머릿속에 아무것도 나타나지 않을 때까지 수집해야 한다.
       • 아주 작은 약속이라도 머릿 속에 처음 나타났을 떄 인식하고 수집하도록 훈련하려면, 집중과 습관의 변화가 필요하다.
       • 머리 속에 한 가지 일만 있으면 일과 놀이의 구별 없이 자신의 영역(ZONE)에서 현재에 충실할 수 있다.
  2. 관계를 맺고 있는 사람들과 조직들이 수집 과정을 습관화할 때
  3. 조직들은 모든 사람에게 자신이 할 수 있는 정도보다 더 많은 일이 있다는 것 그리고 하지 않는 이들에 관한 약속은 재협상해야 한다는 것을 받아들이는 문화를 만들어야 한다.
• 자신과 다른 사람들과의 합의를 충실하게 관리하면 모든 관계를 최적으로 이용할 수 있다.
• 12장 다음 행동 결정의 힘
  1. 이 기법의 시작
  2. 행동의 옵션 만들기다음 행동을 정하지 않으면, 해야 하는 일과 그 일을 실현하는 것 사이에 깊은 틈이 생기게 된다.
  3. 성공의 비결은 시작하는 것이다. 시작하는 비결은 복잡하고 압도적인 과제들을 관리 가능한 작은 과제들로 나누고, 첫 번째 과제부터 시작하는 것이다.
  4. 왜 똑똑한 사람들이 일을 가장 많이 미룰까?
     • 지적인 방법을 침묵시키기
       • 보통 목록의 항목들을 보고 끌리거나 거부감을 느끼게 된다. 이 둘의 차이를 만들어내는 것은 다음 행동(Next action)이다.
  5. 똑똑한 사람들은 그 누구보다 빠르고 극적으로 겁을 먹는다.
  6. 다음 행동 결정을 표준으로 삼을 때의 이점
     • 명확성
     • 마지막 순간까지 행동 결정을 피하면 엄청난 비능률과 불필요한 스트레스를 불러온다.
     • 책임감
     • 생산성
     • 행동에는 위험과 대가가 따르지만, 편안하게 아무 행동도 하지 않을 때의 장기적인 위험과 대가에 비하면 아무것도 아니다.
     • 힘 복돋아주기
     • 생산성은 각 개인들이 업무적 반응성을 향상시킬 때만 높아질 것이다. 그리고 지식 근로에서 이는 나중이 아니라 미리 행동들을 명확히 하는 것을 의미한다.
• 다음 행동이 무엇인가?를 운영을 위한 표준 질문으로 채택하면, 자연스럽게 에너지, 생산성, 명확성 및 집중력이 향상된다.
• 13장 결과에 초점을 맞출 때의 힘
  1. 초점과 빠른 길
     • 이 방법론은 무엇이든 당신이 원하는 변화와 결과에 더욱 의식하고 집중할 수 있게 하여 실행 능력을 높일수 있게 된다.
  2. 결과 위주 사고의 중요성
     • 삶의 두가지 문제
       1. 원하는 것을 알고 있는데 어떻게 이루는지 모른다.
       2. 원하는 것이 무엇인지 모른다.
     • 문제의 해결책
       1. 일을 만들어 낸다.
       2. 일을 실행한다.
       생활의 질과 관련한 실제 문제들을 해결하는 구체적인 프로젝트와 다음 행동을 정의하는 것이 최상의 생산성이다.
  3. 일상적인 일들을 지배할 때의 마법
  4. 다층적인 결과 관리이상주의자는 단기적인 일들을 가볍게 여기고, 냉소주의자는 장기적인 일들을 무시한다. 현실주의자는 단기적으로 끝내지 못한 일이 장기적인 결과를 결정짓는다고 믿는다.
  5. 높은 단계의 이상주의적 초점과 생활의 일상적인 활동을 결합시키는 것이 과제이다. 이 둘은 결국 같은 생각을 요구한다.
  6. 자연스러운 계획 수립의 힘
  7. 긍정적인 조직 문화로의 이행
     • 이메일과 회의는 둘 다 조직 생활에 중요하지만, 필요악이 되어버리는 경우가 흔한데, 목적과 원하는 결과를 엄격하게 정하지 않은 것이 원인이다.
• 14장 GTD와 인지과학
  • GTD를 뒷받침하는 연구들
    • 긍정심리학
    • 분산인지 두뇌 보조도구가 지닌 가치
    • 미완의 일들에 대한 인지 부담감 완화
    • 몰입 이론
    • 자율적 리더쉽 이론
    • 실행 의도를 통해 목표 성취
    • 심리 자본
  1. 긍정심리학
  2. 분산인지 두뇌 보조도구가 지닌 가치
     • 우리의 뇌는 발달 방식 때문에 인식에는 뛰어나지만, 기억에는 젬병이다.
     • 기억력을 정리 체계로 사용하면 머리는 압도당하고 무능해진다.
     • 외부의 뇌를 구축하고 활용할 필요성에 대한 고찰
  3. 미완의 일들에 대한 인지 부담감 완화
  4. 몰입 이론
  5. 당신은 한번에 한가지 일에만 의식적으로 관심을 가질 수 있다. 그 일이 관심을 전부 차지했다면 당신을 몰입 상태에 있는 것이다.
  6. 자율적 리더쉽 이론
     • 자기 관리의 확장된 개념
       • 자율적 리더쉽을 구성하는 전략
         1. 행동 중심 전략
         2. 자연적 보상 전략
         3. 건설적 사고 패턴
         4. 자신과의 대화
         5. 성공에 대한 상상
         6. 부정적인 믿음과 가정 바꾸기
     • 적절한 일들에 대해 적시에 알아차릴 적절한 단서를 자신에게 주는 것이 스트레스 없는 생산성을 얻기 위한 핵심적인 실천방법이다.*
  7. 실행 의도를 통해 목표 성취
     • 목표를 위해 노력하는 가장 좋은 방법은 목표와 관련한 특정 행동들을 언제 취할지에 대해 머리 속에 인과관계를 만드는 것이라고 함.
  8. 심리 자본
     • 지략이 풍부한 상태와 그 효과를 평가하기 위한 프레임 워크
     1. 자기 효능감
        • 도전적인 과제들을 성공시키는 데 필요한 노력을 실행해서 몰두하는 자신감
     2. 낙관 주의
        • 현재와 미래의 성공에 대한 긍정적인 속성들을 만들어내는 것.
     3. 희망
        • 목표를 향해 인내하고, 필요하면 경로를 바꾸는 것
     4. 회복 탄력성
        • 역경과 문제에 부딪힌 다음에도 원래의 상태로 되돌아 가는 힘.
• 15장 GTD 숙달 경로
  1. 숙달의 3단계
     • 3 단계의 성장 과정
       1. 업무 흐름 관리의 기본요소들 이용하기.
       2. 좀 더 높은 수즌의 통합된 생활 관리 체계 실행하기
       3. 더 넓은 영역에서의 실현을 위해 방해물들을 제거하고 일들을 해치우는 기술들 활용하기
  2. 기본 요소들 숙달하기
     • 기본 실천 방법
       1. 할일에 대해 다음 행동을 결정한다.
       2. 대기 중 목록을 충분히 활용하여 다른 사람들에게서 기대되는 모든 산출물들을 적시에 처리 확인할 수 있도록 목록으로 만들고 검토한다.
       3. 안건 목록을 사용하여 다른 사람들과의 소통을 수집하고 관리한다.
       4. 단순하고 쉽게 접근할 수 있는 파일링 시스템과 참고자료 시스템을 유지한다.
       5. 일정표에 관련없는 것들을 기록하여 신뢰성을 떨어뜨리지 말고, 특정 날짜, 특정 시간에 꼭 해야 하는 것들만 있는 곳으로 유지한다.
       6. 주간 검토를 실시하여 시스템이 제대로 기능하고 최신으로 유지되도록 한다.
     • 궤도에서 벗어나기 쉽다
     • 그리고 궤도로 돌아오기도 쉽다
  3. 졸업 수준 통합적 생활 관리
     • GTD 숙달 2단계의 특징
       1. 완전하고 명확한 최신 프로젝트 목록
       2. 개인적, 직업적 역할, 책임, 관심사에 대한 워킹 맵
       3. 현재의 요구와 방향성에 맞춰 조절하고 일상을 넘어 동적으로 움직이도록 활용할 수 있는 통합적인 종합생활관리 시스템.
       4. 이 방법론을 포기하지 않고 활용하도록 유도하는 과제들과 뜻 밖의 일들.
     1. 프로젝트들이 운영 시스템의 핵심이 될 때
     2. 프로젝트 목록을 소중한 것 위주로 평가하고 채우기
     3. 종합 생활 관리 시스템 통합
     4. 압박이 심해지면 GTD 실천방법들을 줄이는 것이 아니라 더 많이 활용하게 된다.
  4. 대학원 과정 초점, 방향성, 창의성
     • 가장 의미 있는 일들에 개입할 여유
     • 두뇌 보조 도구 활용하기

결론

• GTD를 진행하기 위한 최종 요령
  1. 물적 정리 장비들을 마련한다.
  2. 업무공간을 정리한다.
  3. 수집함을 마련한다.
  4. 효과적이고 쉽게 접근할 수 있는 개인 참고 시스템을 직장과 집에 마련한다.
  5. 기꺼이 사용하고 싶은 망므이 드는 좋은 목록관리 도구를 장만한다.
  6. 업무 환경을 개선하기 위해 지금까지 생각해오던 변화를 실행한다. 그림을 걸고, 펜을 구입하고, 쓸모없는 것들을 버리고, 업무공간을 재배치한다. 새로운 출발을 스스로 지원하라.
  7. 사무실 전 구역과 집의 각 구역을 차례로 처리할 수 있는 시간을 따로 마련한다. 모든 것을 시스템에 수집하고, GTD 단계들을 밟는다.
  8. 이 과정에서 알게 된 도움이 될만한 점들을 다른 사람과 나눈다.
  9. 3~6개우러 뒤에 이 책을 복습한다. 그러면 처음 읽었을 때 놓쳤던 것들을 알아차릴 것이다. 장담하건대, 완전히 새 책처럼 느껴질 것이다.
  10. 이 방식들과 기준을 널리 알리고 연구하는 사람들과 꾸준이 연락하라.
  11. Getting Things Done® - David Allen's GTD® Methodology
• 역자 후기
• GTD 용어 해설
• GTD 프로그램 교육 안내
• 한국리더십센터.